Plan de Trabajo
Administrativo:
- Elaborar una base de datos detallada de los equipos e instalaciones de cada uno de los inmuebles para poder llevar un efectivo control de los mantenimientos. Asimismo contar con la lista de proveedores y costos actuales a fin de evaluarlos.
- Solicitar y evaluar a todos los proveedores actuales un informe de situación sobre los equipos. Presentar un reporte del estado actual, presupuestos correctivos y propuestas de mejora.
- Negociar las mejores condiciones comerciales con los proveedores actuales o futuros proveedores. Aprovechando nuestra negociación, por economía de escala, podemos mejorar condiciones comerciales con los proveedores con el fin de reducir los costos y aumentar el nivel de atención y servicio.
- Someter a su aprobación un presupuesto anual de mantenimiento, inversión, cronograma de mantenimiento y procedimientos operativos. Para ello requerimos una reunión a fin de reunir la información necesaria.
- Ejercer un estricto control sobre los gastos de mantenimiento presupuestados, proponiendo la adquisición de bienes o servicios que en forma extraordinaria se requieran para el mejor logro de la gestión encomendada, cuando no hayan sido considerados en el presupuesto anual aprobado.
- Presentar los reportes de gestión que el cliente solicite.
Operativo:
- Abrir una cuenta corriente a nuestro nombre. Esta cuenta será exclusiva para gestionar los ingresos (pago de la factura de mantenimiento) y egresos (pago de proveedores de servicios comunes). Todos los egresos son firmados por nuestros representantes. La recepción y pago de proveedores se efectúa desde nuestras oficinas.
- Durante el mes efectuaremos el pago de los servicios y gastos de mantenimiento. Al finalizar el mismo les presentaremos una factura a cada usuario (razón social) por los gastos realmente incurridos, trasladando el gasto y crédito fiscal más los honorarios convenidos, de manera que al cancelar ustedes la factura podamos recuperar el mencionado fondo y tener el dinero para afrontar los gastos del mes siguiente. Las facturas serán emitidas de acuerdo al porcentaje de gastos o la
asignación que se nos proporcione. - Considerando que nuestras facturas son por servicios ya recibidos y cancelados, requerimos que el Cliente nos deposite un fondo de caja equivalente a un mes de gastos más el IGV, de manera que podamos efectuar los pagos.
- Mensualmente les entregaremos los comprobantes, acompañados del detalle de gastos y el sustento pertinente (copia de cada comprobante) que haremos llegar vía correo electrónico en formato PDF.
- Mensualmente recibirán un informe de gestión el mismo que incluirá el estado del fondo de reserva, el control del gasto real vs. presupuesto aprobado, distribución de gastos por centro de costos y otros reportes que el Cliente solicite para su control.